วิธีการสร้าง Google Groups
Google Groups คืออะไร
Google Groups คือช่องทางที่คุณสามารถใช้งานได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลกับเพื่อร่วมงาน หรือกลุ่มที่ติดต่อด้านธุรกิจ ซึ่งในช่องทางนี้ คุณจะสามารถนัดการประชุม รวมถึงวางแผนในวาระโครงการต่างๆ ได้
ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างกลุ่มใหม่ โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ให้ Login เข้าสู่หน้า Admin Console ที่ https://admin.google.com
2. ใส่ E-mail หรือเบอร์โทรของผู้ใช้ตามที่ลงทะเบียนไว้กับ Google
จากนั้นกดปุ่ม Next
3. ใส่รหัสผ่านของผู้ใช้ จากนั้นกดปุ่ม Next
4. เลือก Groups (กลุ่ม)
5. คลิกที่ Create a Group (สร้างกลุ่ม)
6. สร้างกลุ่มใหม่ โดยมีรายละเอียดดังนี้
Name of Group : ใส่ชื่อกลุ่ม
ชื่อที่ระบุกลุ่มในรายการและข้อความ โปรดใช้หลักเกณฑ์ต่อไปนี้
ชื่อกลุ่มมีความยาวได้สูงสุด 60 อักขระ
หากคุณมีกลุ่มหลายกลุ่ม โปรดตั้งชื่อที่ช่วยให้ระบุวัตถุประสงค์ของกลุ่มได้ง่าย
กลุ่มที่สร้างในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะต้องไม่มีเครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือเครื่องหมายวงเล็บสามเหลี่ยม (<,>) โดยจะใช้เครื่องหมายเหล่านี้ได้กับกลุ่มที่สร้างใน groups.google.com เท่านั้น
(ไม่บังคับ) Description : คำอธิบายเกี่ยวกับกลุ่ม
วัตถุประสงค์หรือวิธีการใช้กลุ่ม คุณจะใส่ข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิกกลุ่ม เนื้อหาในกลุ่ม คำถามที่พบบ่อย ลิงก์ไปยังกลุ่มที่เกี่ยวข้อง และอื่นๆ ได้
กลุ่มที่สร้างในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะต้องไม่มีเครื่องหมายเท่ากับ (=) หรือเครื่องหมายวงเล็บสามเหลี่ยม (<,>) โดยจะใช้เครื่องหมายเหล่านี้ได้กับกลุ่มที่สร้างใน groups.google.com เท่านั้น
Group email address : ใส่ชื่ออีเมล์
อีเมลที่ใช้สำหรับส่งอีเมลไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่มหากบัญชี Google ขององค์กรมีหลายโดเมน ให้เลือกโดเมนที่เหมาะสมจากรายการ
ระบบจะสงวนคำบางคำเอาไว้และจะใช้คำเหล่านั้นในอีเมลของกลุ่มที่สร้างในอินเทอร์เฟซ Google Groups ที่ groups.google.com ไม่ได้ ดูคำที่สงวนไว้
เลือกชื่อโดเมนเนม กรณี มีหลายโดเมนเนม
(ไม่บังคับ) ค้นหาชื่อหรืออีเมลของผู้ใช้ที่จะมีบทบาทเป็นเจ้าของกลุ่มนี้
จากนั้นคลิก NEXT
การตั้งค่าประเภทการเข้าถึง
เลือกประเภทการเข้าถึงที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือเลือกการตั้งค่าด้วยตนเอง ดังนี้
Public สาธารณะ - เปิดให้ทุกคนในองค์กร นอกจากนี้ยังจะเปิดให้บุคคลอื่นนอกองค์กรได้อีกด้วยโดยขึ้นอยู่กับการตั้งค่า กลุ่มที่มีการตั้งค่าสาธารณะอาจได้รับจดหมายขยะมากขึ้น เพราะผู้ส่งที่เป็นอันตรายมักส่งจดหมายขยะไปยังอีเมลที่พบในเว็บไซต์สาธารณะ
Team ทีม - เปิดให้ทีมเฉพาะในองค์กร โดยเลือกการตั้งค่านี้เพื่อสร้างกลุ่มสำหรับแผนกหรือทีมภายในองค์กรโดยเฉพาะ
Announcement only ประกาศเท่านั้น - ใช้เพื่อแพร่ภาพข้อมูลไปยังกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ใช้การตั้งค่านี้สำหรับกลุ่มที่รับข่าวสารของบริษัท
Restricted จำกัด - การตั้งค่ากลุ่มส่วนตัวสำหรับพนักงานที่แชร์ข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
Custom กำหนดเอง - แสดงการตั้งค่าที่กำหนดค่าด้วยตนเอ
2. การตั้งค่าการเข้าถึง
Contact owners ติดต่อเจ้าของ - ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลถึงเจ้าของกลุ่มได้โดยตรง
View members ดูสมาชิก - ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูสมาชิกกลุ่ม
View topics ดูหัวข้อ - ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูหัวข้อที่โพสต์ในกลุ่ม
ผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกซึ่งอยู่ภายนอกองค์กร (บุคคลภายนอก) จะดูหัวข้อต่างๆ ได้ก็ต่อเมื่อตั้งค่าตัวเลือกการแชร์ของ Groups for Business เป็นสาธารณะทางอินเทอร์เน็ตเท่านั้น
Publish posts เผยแพร่โพสต์ - ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เผยแพร่ข้อความไปยังกลุ่ม
3. การตั้งค่าการเป็นสมาชิก
เลือกว่าสมาชิกในกลุ่มที่มีเจ้าของ ผู้จัดการ หรือบทบาทของสมาชิกจะเพิ่มคนในกลุ่มได้โดยตรง
เชิญคนเข้าร่วมกลุ่ม และอนุมัติคำขอเข้าร่วมกลุ่มได้หรือไม่
4. ผู้ที่เข้าร่วมกลุ่มได้
เลือกวิธีเพิ่มคนในกลุ่ม
ทุกคนในองค์กรถามได้ - ผู้คนในองค์กรต้องถามและขออนุมัติก่อนที่จะเข้าร่วมกลุ่มได้
ทุกคนในองค์กรเข้าร่วมได้ - ผู้คนในองค์กรจะเพิ่มตนเองไปยังกลุ่มได้โดยตรง
เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับเชิญเท่านั้น - ผู้คนจะเข้าร่วมกลุ่มได้ก็ต่อเมื่อได้รับเชิญเท่านั้น
5. การอนุญาตสมาชิกภายนอกองค์กร
ปิดการตั้งค่านี้เพื่อป้องกันไม่ให้มีการเพิ่มบุคคลภายนอกลงในกลุ่ม หรือเปิดการตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมกลุ่ม
หมายเหตุ: ผู้ดูแลระบบ Google Groups จะเพิ่มบุคคลภายนอกไปยังกลุ่มจากคอนโซลผู้ดูแลระบบโดยไม่ใช้การตั้งค่านี้ได้
คลิก CREATE หลังจากนั้นคลิก Done
โปรดรอสักครู่เพื่อให้กลุ่มใหม่เริ่มทำงานก่อนที่จะส่งข้อความไปยังกลุ่ม มิฉะนั้นอาจได้รับการแจ้งเตือนว่าระบบส่งข้อความของคุณไม่ได้
ในฐานะผู้ดูแลระบบ G Suite Groups คุณจะเพิ่มผู้ใช้หรือนำผู้ใช้ออกจาก Google Groups โดยมีรายละเอียดดังนี้
5. แล้วคลิกเพิ่มสมาชิก
6. ค้นหาผู้ใช้ด้วยการป้อนอักขระสองสามตัวแรกของอีเมล เมื่อเห็นผู้ใช้ที่คุณต้องการเพิ่ม ให้เลือกผู้ใช้ดังกล่าว
7. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 6 สำหรับผู้ใช้รายอื่นที่ต้องการเพิ่ม
8. คลิก ADD TO GROUP เพิ่มลงในกลุ่ม
