ส่วนที่ 1: เลือกประเภทข้อความ (Messages to affect) 

เป็นการระบุว่าต้องการให้กฎการส่งต่อนี้มีผลกับอีเมลประเภทใดบ้าง โดยแบ่งเป็น 4 ตัวเลือกหลัก

• Inbound: อีเมลที่รับเข้ามาจากโดเมนภายนอกองค์กร

• Outbound: อีเมลที่ส่งออกไปยังโดเมนภายนอกองค์กร

• Internal - sending: อีเมลที่ส่งหากันเองภายในองค์กร

• Internal - receiving: อีเมลที่ส่งหากันเองภายในองค์กร

ส่วนที่ 2: กำหนดการดำเนินการ (Actions)

หลังจากเลือกประเภทข้อความแล้ว ให้ผู้ดูแลระบบกำหนดค่าการส่งต่อในหัวข้อ "For the above types of message, do the following" ดังนี้

• ติ๊กถูกในช่อง "Add more recipients" เพื่อเปิดการใช้งานการส่งข้อความไปยังผู้รับเพิ่มเติม (ภายใต้หัวข้อ Also deliver to)

• เพิ่มอีเมลผู้รับ (Add delivery recipients): คลิกปุ่ม "Add" เพื่อระบุที่อยู่อีเมลปลายทางที่ต้องการให้ระบบส่งต่อข้อความไปให้

ข้อสังเกต: ในหน้านี้ยังมีตัวเลือกอื่นๆ เช่น Spam (ข้ามการกรองสแปม) หรือ Attachments (นำไฟล์แนบออก) ซึ่งปกติจะปล่อยว่างไว้ เว้นแต่ผู้ดูแลระบบจะมีนโยบายเฉพาะเจาะจงค่ะ

ส่วนที่ 3: การตั้งค่าตัวกรองเพิ่มเติม (Options)

เพื่อให้กฎการส่งต่อนี้มีผลเฉพาะกับบุคคลที่กำหนด ผู้ดูแลระบบจะต้องตั้งค่าตัวกรองเพิ่มเติมดังนี้

1. คลิกที่ "Show options" (อยู่บริเวณด้านล่างสุดของหน้าต่างการตั้งค่า)

2. หัวข้อ B. Account types to affect: ให้ติ๊กเลือกประเภทบัญชีที่ต้องการให้กฎนี้มีผล (แนะนำให้ติ๊กเลือกทั้งหมดเพื่อความครอบคลุม):

• Users: มีผลกับบัญชีผู้ใช้งานทั่วไปรายบุคคล

• Groups: มีผลกับบัญชีอีเมลกลุ่ม (เช่น info@, support@)

• Unrecognised / catch-all: มีผลกับอีเมลที่ส่งมายังชื่อที่ไม่มีอยู่จริงในระบบ แต่ใช้โดเมนขององค์กร

3. หัวข้อ C. Envelope filter: ติ๊กถูกที่ช่อง "Only affect specific envelope senders" หรือ "Only affect specific envelope recipients" 

4. เลือกเป็น "Single email address" และกรอก ที่อยู่อีเมลต้นทาง ที่ต้องการให้เริ่มการส่งต่อ

5. เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้คลิกปุ่ม "SAVE" เพื่อบันทึกการตั้งค่าให้มีผลใช้งาน