การดาวน์โหลดข้อมูลออกจากบัญชี (DOWNLOAD data)
Download data คือ การนำเอาข้อมูลที่มีอยู่บนบัญชี G Suite ออกเก็บไว้หรือเพื่อทำการ Backup ข้อมูลตามที่ต้องการ ซึ่งหลังจากดาวน์โหลดข้อมูลออกมาแล้ว เรายังสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้ตามประเภทไฟล์ที่เราดาวน์โหลดออกมา และข้อมูลที่ดาวน์โหลดออกมานี้จะเป็นการ Copy ข้อมูลออกมาจึงทำให้ไม่มีผลกับไฟล์ต้นฉบับในบัญชีอย่างแน่นอน แต่หากท่านใดต้องการลดขนาดพื้นที่ใน inbox หลังการดาวน์โหลดเสร็จแล้ว ควรเข้าไปดำเนินการลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกอีกครั้งจึงจะทำให้ขนาดข้อมูลลดลงและได้พื้นที่ใน inbox คืนมา
ขั้นตอนในการดำเนินการดาวน์โหลดข้อมูลออกจากบัญชีมีขั้นตอนดังนี้
Login เข้าที่หน้า Gmail บนเว็บบราวเซอร์
คลิกที่ไอคอน Google apps หรือปุ่ม 9 แต้ม
เลือกเมนูไอคอน “ บัญชีของฉัน (Account) ”
3. เมื่อเข้ามาที่หน้า Google Account ได้แล้ว ให้ดำเนินการดังนี้
ให้คลิกที่เมนู Data & personalization ที่อยู่ทางซ้ายมือของท่าน ดังภาพตัวอย่าง
4. ที่หน้าเมนู Data & personalization ให้ดำเนินการดังนี้
คลิกที่เมนู Download your data ดังภาพตัวอย่างทางซ้ายมือ
5. สำหรับการ Download data ออกจากระบบจะมีขั้นตอนดำเนินการทั้งหมด 3 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 เลือกข้อมูล (Select data)
เมื่อเรากดปุ่มเมนู Download your data จากขั้นตอนก่อนหน้า ระบบจะแสดงหน้าเมนู Google Takeout และให้ดำเนินการดังนี้
เลือกข้อมูลที่ต้องการดาวน์โหลด (Select data) โดยปกติระบบจะเลือกทั้งหมดไว้ให้เรียบร้อยแล้ว
หากไม่ต้องการทั้งหมดให้เลือก Deselect all เพื่อเลือกรายการเองตามที่ต้องการ
(ให้ติ๊กถูกในช่องเครื่องหมายเพื่อเลือกข้อมูล)
เมื่อเราเลือกข้อมูล (Select data) ได้ครบตามที่ต้องการแล้วให้ดำเนินการดังนี้
คลิกปุ่ม ถัดไป (Next step)
* คือสิ่งที่แอดมินทำคู่มือเลือกไว้ ท่านสามารถเลือกแตกต่างออกไปได้
ขั้นตอนที่ 2 เลือกประเภทไฟล์, ความถี่, วิธีการรับไฟล์ (File type, Frequency, Destination)
เลือกรูปแบบการรับข้อมูล (Delivery method)
Send download link via email *
Add to Drive
Add to Dropbox
Add to OneDrive
Add to Box
เลือกความถี่ในการดาวน์โหลด (Frequency)
ครั้งเดียว (Export once) *
ทุกๆ 2 เดือนใน 1 ปี (Export every 2 months for 1 year)
เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการ (File type)
.zip*, .tgz
เลือกขนาดต่อไฟล์กรณีมีข้อมูลหลายไฟล์(Size)
1 GB, 2 GB*, 4 GB, 10 GB, 50 GB
คลิกเพื่อเริ่มดำเนินการ (Create export)
ขั้นตอนที่ 3 แสดงสถานะการดาวน์โหลดข้อมูล (Export progress)
ในขั้นตอนนี้ระบบกำลังดำเนินการ Export data ออกมาให้ซึ่งอาจจะใช้เวลาพอสมควรทั้งนี้อาจขึ้นอยู่กับขนาดข้อมูลที่นำออกจากระบบด้วย
ท่านสามารถ กดยกเลิก ได้ที่ Cancel export
หรือหากต้องการ ดาวน์โหลดเพิ่มเติม
คลิกที่ Create another export ได้เลย
*เมื่อระบบดำเนินการเสร็จเรียบร้อยจะมีอีเมลแจ้งไปอีกครั้งให้เข้ามาดาวน์โหลดข้อมูลของท่าน
6. เมื่อระบบ Export data ให้สำเร็จแล้ว จะมีอีเมลแจ้งมาให้เราทราบใน inbox เนื้อความและรายละเอียดจะบอกวันที่เริ่มต้นดาวน์โหลดได้และสิ้นสุดวันสุดท้ายวันไหนที่จะให้ดาวน์โหลดได้ ตามภาพประกอบทางซ้ายมือของท่าน
ให้คลิกที่ปุ่ม Download archive
7. จากนั้นระบบจะให้ใส่ Password อีกครั้ง
เพื่อยืนยันตัวตนก่อนดาวน์โหลดข้อมูล
กรอกเสร็จแล้ว กด Next
8. เมื่อเรายืนยันตัวตนผ่านแล้วระบบจะแสดงหน้ารายการที่เราทำพร้อมบอกระยะเวลาที่สามารถดาวน์โหลดข้อมูลได้ รวมถึงขนาดไฟล์ข้อมูลนั้นๆ ให้ดำเนินการดังนี้
ให้คลิกที่ Download
9. เมื่อดาวน์โหลดได้สำเร็จจะได้ไฟล์ชื่อ takeout-ตามด้วยวันเดือนปีและรหัสรายการและนามสกุลไฟล์ที่เราเลือก
ไฟล์ตัวอย่างตามภาพที่แสดง